Politique de confidentialité de Certas Energy Lubrifiants
La présente Politique de confidentialité énonce ce qui suit :
• les données que Certas Energy Lubrifiants France (« Certas Energy ») collecte auprès de vous et les raisons à cela ;
• la manière dont Certas Energy utilise et protège toutes les données que vous fournissez ; et
• la marche à suivre pour accéder à vos données et les gérer.
Certas Energy met tout en œuvre pour s’assurer que votre vie privée soit respectée. Si nous vous demandons de fournir des données permettant de vous identifier, vous pouvez avoir la certitude qu’elles ne seront utilisées que conformément à la présente politique de confidentialité.
Certas Energy peut modifier la présente politique à tout moment en mettant à jour cette page. Il vous est conseillé de consulter cette page de temps à autre pour vous assurer que vous êtes d’accord avec tout changement apporté. La présente politique de confidentialité prend effet le 2 aout 2022.
Si vous avez des questions concernant cette politique de confidentialité ou plus généralement concernant l’utilisation de vos données à caractère personnel, vous pouvez nous contacter en nous envoyant un courrier électronique à contact@certasenergylubrifiants.fr
Nous nous réservons le droit de modifier la présente politique à tout moment.
Données que nous collectons
Nous pouvons collecter les données suivantes :
• nom
• intitulé du poste
• coordonnées, y compris l’adresse électronique, le numéro de téléphone
• autres données à caractère personnel pertinentes
• identifiants électroniques (par exemple les adresses IP)
• données démographiques telles que le code postal, les préférences et les centres d’intérêt
• autres informations relatives aux offres et/ou aux enquêtes auprès des clients
• dans le cas des candidats à un emploi, les CV et les références concernant le poste auquel vous postulez
En règle générale, nous serons la partie qui collecte vos données directement auprès de vous. Cependant, dans certaines situations, nous sommes susceptibles d’obtenir ces données auprès de tiers. Cela peut inclure par exemple :
• une société tierce spécialisée dans le profilage de données, si vous avez préalablement consenti expressément à ce que cette société nous transmette ces données
• dans le cas des candidats à un emploi, une agence de recrutement tierce
• des sources de données publiques (par exemple des listes électorales)
Ce que nous faisons des données que nous collectons
Nous avons besoin de ces données pour comprendre vos besoins et vous fournir un meilleur service. Nous en avons notamment besoin pour les raisons suivantes :
• tenir des archives internes et gérer les comptes utilisateurs (par exemple, dans le cadre de la vérification de votre identité et de l’exécution des commandes que vous passez)
• fournir les produits que vous avez commandés ou les services que vous nous avez demandés
• assurer le suivi, enregistrer et stocker des communications téléphoniques ou électroniques à des fins de formation interne, d’audit et de contrôle de la conformité, pour améliorer la qualité de notre service client, mais aussi répondre aux exigences légales et réglementaires
• améliorer nos produits et services
• vous contacter par courrier électronique, SMS, téléphone ou courrier postal aux fins de l’administration de votre compte et/ou du traitement et de l’exécution des commandes et/ou de leur paiement
• personnaliser notre site Internet sur la base de vos centres d’intérêt
• examiner votre candidature à un emploi au sein de nos services et potentiellement vous proposer un emploi à la suite de cet examen
• vous contacter sur la base de notre intérêt légitime afin de vous envoyer régulièrement des courriels promotionnels, ou vous contacter par téléphone au sujet de nouveaux produits, d’offres spéciales ou d’autres informations qui, selon nous, pourraient vous intéresser, en utilisant les coordonnées que vous avez fournies et à des fins de réalisation d’études de marché
• lorsque vous y avez consenti, nous pouvons vous envoyer régulièrement des courriers électroniques promotionnels ou des SMS concernant de nouveaux produits, des offres spéciales ou d’autres informations qui, selon nous, pourraient vous intéresser, en utilisant les coordonnées que vous avez fournies. Lorsque de tels produits ou services sont fournis par notre société mère, Certas Energy UK Limited, vos coordonnées seront partagées avec elle.
Afin d’utiliser vos données à caractère personnel conformément aux finalités énoncées ci-dessus, nous pouvons autoriser des tiers à traiter vos données en notre nom. Il est probable que ce soit le cas lorsque, par exemple :
• Nous faisons appel à une société de transport pour vous fournir nos services
• Nous demandons à une société tierce spécialisée dans le profilage de données de définir des tendances et de nous fournir d’autres informations d’achat/profil
Si nous partageons vos données à caractère personnel à ces fins, nous mettons en place des contrôles pour nous assurer que vos données à caractère personnel ne sont utilisées qu’aux fins pour lesquelles nous les partageons. Si nous voulons autoriser des tiers à traiter ou à contrôler vos données à caractère personnel pour des raisons autres que celles énoncées ci-dessus, nous vous en informerons et, si nécessaire, nous vous demanderons de consentir au partage de vos données avec ces tiers.
Si nous vous avons demandé de consentir à l’utilisation de vos données à caractère personnel à une fin particulière, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment. De même, si nous utilisons vos données à caractère personnel sur la base de notre intérêt légitime, vous êtes susceptible d’avoir le droit de vous opposer à ce que vos données à caractère personnel soient utilisées à des fins particulières (par exemple la prospection commerciale). Veuillez consulter la section intitulée « Contrôle sur vos données à caractère personnel » ci-dessous.
Nous pouvons également vous inviter à laisser un commentaire sur le site Web de Trust Pilot. Si nous vous y invitons, votre adresse électronique sera partagée avec cette société. Si vous ne souhaitez pas laisser de commentaire, vous pouvez choisir de ne pas répondre à cette invitation. Trust Pilot conservera votre adresse électronique dans le seul but d’envoyer cette invitation et à aucune autre fin.
Sécurité des comptes et prévention de la fraude
Si vous nous contactez ou si nous vous contactons, nous sommes susceptibles de vous demander certaines informations pour confirmer votre identité, vérifier nos dossiers et gérer toute question relative à votre compte de manière efficace et comme il se doit.
Afin de prévenir la fraude, de vérifier votre identité et de prévenir toute activité de blanchiment de capitaux, nous demanderons à nos partenaires chargés de la gestion du risque de crédit (prestataires de services à qui nous sommes susceptibles de faire appel à tout moment) d’effectuer divers contrôles concernant votre entreprise. Ces contrôles peuvent impliquer la divulgation de vos données à des agences de référence de crédit, qui peuvent conserver une trace de ces données. À moins que vous ayez déposé une demande de crédit, votre notation de crédit ne sera pas concernée. Lors de l’évaluation de toute demande de crédit, nous partagerons également vos données avec nos assureurs de crédit. Nous divulguerons des informations concernant la manière dont vous gérez votre compte à ces sociétés. Ces informations peuvent être utilisées par d’autres sociétés chargées de la gestion du risque de crédit afin de prendre des décisions à ce titre à l’égard de votre entreprise, à votre égard et à l’égard des personnes avec lesquelles vous êtes financièrement associé, à des fins de prévention de la fraude et du blanchiment de capitaux et parfois à des fins de recherche de débiteurs. Les informations utilisées à ces fins incluront des informations publiques, telles que les comptes de votre société et les jugements rendus par les tribunaux.
Nous pouvons réaliser un contrôle à votre égard si vous êtes un particulier associé à une entreprise cliente, par exemple si vous en êtes le dirigeant. Nous le faisons afin de prévenir la fraude et le blanchiment de capitaux, de vérifier votre identité et de gérer votre compte. Les informations utilisées à ces fins incluent des informations publiques, telles que les listes électorales, les jugements des tribunaux, les biens inscrits à votre nom sur des registres publics, tels que le cadastre, les jugements d’ouverture de procédure collective et les saisies.
Si nous, ou une agence de lutte contre la fraude, considérons que vous présentez un risque de fraude ou de blanchiment de capitaux, les biens ou services ou le financement que vous avez demandés à ce titre ou l’emploi auquel vous postulez pourraient vous être refusés. Une trace de tout risque en matière de fraude ou de blanchiment de capitaux sera conservée par les agences de prévention des fraudes et, de ce fait, des tiers peuvent refuser de vous fournir des services, de financer vos activités ou de vous employer. Si vous avez des questions à ce sujet, veuillez nous contacter par courrier électronique à l’adresse suivante : contact@certasenergylubrifiants.fr.
Informations concernant le site Web
Nous utilisons des programmes tels que GA4 pour nous aider à déterminer :
• le nombre de personnes qui consultent nos sites Web
• les pages et rubriques qui sont les plus populaires
• le temps que les gens passent sur chaque zone du site Web
• les informations que les visiteurs recherchent
Toutes ces informations nous aident à comprendre ce que les clients attendent de notre site Web et, par conséquent, de quelle manière nous sommes susceptibles de l’améliorer à l’avenir.
Ga4 utilise des cookies pour collecter des informations ne permettant pas de vous identifier personnellement telles que :
• le type de navigateur
• le système d’exploitation
• le site tiers qui vous dirige vers nous
• la date et l’heure d’une visite
Base légale sur laquelle nous nous fondons pour traiter vos données
Nous ne pouvons traiter vos données à caractère personnel que si nous disposons d’une base légale pour le faire. Cette base légale dépendra du type de données à caractère personnel que vous fournissez. Si nous voulons traiter des données à caractère personnel à des fins spécifiques qui ne sont pas indiquées dans la présente politique de confidentialité, nous vous en informerons.
La base légale sur laquelle nous nous fondons pour traiter vos données à caractère personnel est la suivante :
Traitement
Tenue de registres internes
Formation/audit/conformité internes
Amélioration des produits et services
Administration des comptes
Personnalisation de notre site Web
Examen des candidatures à un emploi
Prospection – clients actuels*, courrier et téléphone
Prospection électronique
Prospection – clients autres qu’actuels, courrier et téléphone
Études de marché
Prévention de la fraude et du blanchiment de capitaux et vérification de l’identité
Trust Pilot
Base légale
Contrat
Contrat
Intérêts légitimes
Contrat
Intérêts légitimes
Contrat
Intérêts légitimes
Consentement
Intérêts légitimes
Intérêts légitimes
Intérêts légitimes
Intérêts légitimes
Dans certaines circonstances, nous pouvons être tenus de traiter vos données à caractère personnel afin de nous conformer à une obligation légale à laquelle nous sommes soumis. Cela peut être le cas, par exemple, lorsqu’un organisme gouvernemental ou réglementaire réclame ces informations conformément à ses compétences légales. Les agences de lutte contre la fraude et nous, sommes également susceptibles de permettre aux services répressifs d’accéder à vos données à caractère personnel et de les utiliser pour détecter, enquêter et prévenir toute activité criminelle. Nous avons également un intérêt légitime et, parfois, une obligation légale de divulguer des données à caractère personnel à des autorités de régulation dans certaines circonstances, y compris lorsque nous avons connaissance d’activités criminelles potentielles ou de menaces pour la sécurité, et nous sommes susceptibles de divulguer des informations aux autorités sur cette base.
*Si vous nous contactez de manière proactive pour connaître la marche à suivre pour devenir l’un de nos clients, nous vous considérerons comme un client actuel afin de vous présenter directement nos services pour les raisons énoncées ci-dessus.
Sécurité
La protection de vos données est essentielle à nos yeux. Dans le cadre de notre engagement à assurer la sécurité de vos données, nos experts techniques ont mis en place des procédures physiques, électroniques et managériales pour protéger vos données.
Seuls sont autorisés à accéder à vos données les employés autorisés et les mandataires, contractants et sous-traitants soumis à des contrôles stricts qui nous fournissent un service de traitement des données spécifique. Ces personnes ne pourront y avoir accès qu’aux fins indiquées dans la présente politique de confidentialité en vue de leur traitement en notre nom ou dans le cadre de la sécurité et la maintenance des systèmes informatiques.
Si un tiers traite vos données en notre nom, nous prendrons des mesures pour nous assurer qu’il s’engage à le faire conformément au droit de l’UE. Si un tiers qui traite vos données en notre nom est situé dans un pays tiers qui ne dispose pas de lois en matière de protection des données équivalentes à celles en vigueur au sein de l’UE, nous prendrons à chaque fois des mesures supplémentaires appropriées pour nous assurer que vos données à caractère personnel sont conservées en toute sécurité par les personnes qui les traitent en notre nom. En règle générale, cela implique de nous assurer que ce tiers accepte de signer un accord juridiquement contraignant en vertu duquel il s’engage à se conformer à des normes équivalentes à celles qui s’appliqueraient s’il était établi au sein de l’UE. Si des agences de lutte contre la fraude transfèrent vos données à caractère personnel en dehors de l’UE, elles imposent des obligations contractuelles aux destinataires de ces données afin de les protéger selon les normes imposées au sein de l’Espace économique européen. Elles peuvent également exiger du destinataire qu’il respecte des « cadres internationaux » destinés à permettre un partage des données en toute sécurité.
Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur le transfert de vos informations personnelles en dehors de l’EEE ou sur l’accès aux engagements des destinataires à sauvegarder vos informations personnelles, veuillez nous contacter à l’adresse contact@certasenergylubrifiants.fr.
Durée de conservation de vos données à caractère personnel
La durée pendant laquelle nous conservons vos données varie selon les finalités en vertu desquelles nous les utilisons. À moins que la loi nous impose une durée spécifique de conservation des données, nous les conserverons uniquement tant qu’elles sont pertinentes et utiles aux fins pour lesquelles elles ont été collectées.
Si nous utilisons vos données à caractère personnel pour vous envoyer des informations commerciales, nous conserverons généralement ces données à des fins de prospection commerciale pendant deux ans à compter de la date de votre dernière commande, car nous savons que même si vous n’achetez pas nos produits à chaque occasion, nous avons constaté que souvent, c’est la période au cours de laquelle nos clients effectuent des achats répétés.
Nous conserverons les informations relatives à votre compte pendant six ans conformément aux exigences fiscales et contractuelles applicables. Dans le cas des clients professionnels, nous sommes susceptibles de conserver les données à caractère personnel les concernant pendant une durée plus longue en fonction des cycles de commande et de passation des contrats de ces clients (par exemple, si un client conclut habituellement des contrats d’une durée de cinq ans, nous conserverons ces données pendant une courte période au-delà de la date à laquelle nous pourrions nous attendre à ce que ce contrat soit renouvelé).
Dans le cas des candidatures non retenues, nous conserverons généralement votre CV et les documents justificatifs pendant douze mois à compter de la date de dépôt de la candidature. Si vous souhaitez que nous conservions votre CV plus longtemps afin que votre candidature soit étudiée dans le cadre de futurs postes vacants, n’hésitez pas à nous le faire savoir.
Les agences de lutte contre la fraude peuvent conserver vos données à caractère personnel pendant des durées différentes et si vous êtes considéré comme présentant un risque en matière de fraude ou de blanchiment de capitaux, vos données peuvent être conservées pendant une durée maximale de six ans.
Si vous avez consenti à ce que nous conservions vos données à caractère personnel à une fin particulière, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment. Vous pouvez le faire en nous contactant par le moyen de votre choix, y compris par courrier électronique ou par téléphone. Nos coordonnées habituelles sont indiquées sur la première page de la présente politique de confidentialité.
Vous avez le droit d’obtenir l’effacement de vos données à caractère personnel à tout moment, par exemple si vous cessez d’être un client actif de notre société. Nous nous efforcerons généralement de donner suite à votre demande, mais, dans certaines circonstances, nous sommes autorisés à conserver ces données à caractère personnel (par exemple, dans le cadre d’actions en justice ou pour nous assurer que toute activité sur votre compte (par exemple des sommes dues) est bel et bien terminée).
Contrôle sur vos données à caractère personnel
Vous pouvez choisir de limiter ou de contrôler la collecte ou l’utilisation de vos données à caractère personnel de la façon suivante :
• si vous êtes invité à remplir un formulaire sur le site Web ou ailleurs, veillez bien à ne pas cocher de case vous demandant l’autorisation d’utiliser vos données à caractère personnel à des fins spécifiques (par exemple à des fins de prospection commerciale) ou, dans le cas de non-opposition à leur utilisation, veillez bien à décocher la case correspondante
• si vous avez déjà accepté l’utilisation de vos données à caractère personnel à des fins de prospection ou à d’autres fins spécifiques et avez changé d’avis
• si vous estimez que nous détenons des données à caractère personnel qui ne sont pas exactes, à jour ou exhaustives et souhaitez les corriger
• si vous souhaitez que vos données à caractère personnel soient effacées de nos systèmes
• si vous souhaitez que nous transférions vos données à caractère personnel à un tiers (par exemple, un autre prestataire de services), nous pouvons vous les transmettre afin que vous puissiez les transmettre à ce tiers (ou, dans certaines circonstances, nous sommes susceptibles de pouvoir les transférer à ce tiers directement si vous le souhaitez)
Vos droits
Vous disposez des droits suivants :
• savoir si vos données sont traitées : vous avez le droit de recevoir des informations précises, claires et facilement compréhensibles sur la manière dont nous utilisons vos informations et sur vos droits. C’est pourquoi nous vous fournissons les informations contenues dans cette politique de confidentialité.
• obtenir l’accès aux données qui sont traitées : vous avez le droit d’obtenir l’accès à vos informations (si nous les traitons). Cela vous permet d’être informé et de vérifier que nous utilisons vos informations conformément aux règles de protection des données.
• rectifier les données qui sont traitées : vous avez le droit de faire corriger vos informations si elles sont inexactes ou incomplètes.
• obtenir l’effacement des données vous concernant (communément appelé « droit à l’oubli ») : il vous permet de demander la suppression ou le retrait de vos informations lorsqu’il n’y a pas de raison impérative pour nous de continuer à les utiliser. Il ne s’agit pas d’un droit général à l’oubli ; il existe des exceptions.
• limiter leur traitement : vous avez le droit de «limiter» ou de supprimer l’utilisation ultérieure de vos informations. Lorsque le traitement est limité, nous pouvons toujours stocker vos informations, mais nous ne pouvons plus les utiliser.
• être prévenu des données qui ont été rectifiées, qui ont été effacées et dont l’utilisation a été limitée
• obtenir leur portabilité : vous avez le droit d’obtenir et de réutiliser vos données à caractère personnel à vos propres fins à travers différents services.
• vous opposer au traitement de vos données : vous avez le droit de vous opposer à certains types de traitement, y compris le traitement fondé sur nos intérêts légitimes et le traitement à des fins de prospection commerciale (c’est-à-dire si vous ne souhaitez plus être contacté pour des opportunités potentielles).
• fournir des instructions sur les personnes qui recevront vos données après votre décès : vous avez le droit de nous indiquer ce que nous ferons de vos données ou qui pourra prendre des décisions à leur sujet après votre décès.
• retrait du consentement : Si vous avez donné votre consentement à tout ce que nous faisons avec vos données à caractère personnel, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Cela inclut votre droit de retirer votre consentement à ce que nous utilisions vos données à caractère personnel à des fins de prospection commerciale.
Il est important de noter que le droit d’examiner toutes les données détenues à votre sujet n’est en aucun cas un droit absolu, car plusieurs exceptions à ce droit existent. Cela inclut notamment :
(a) si des données à caractère personnel sont conservées à des fins de prévention des infractions, de leur détection ou des enquêtes en la matière et toute question connexe ; et
(b) si ces données sont communiquées par une autre personne à titre confidentiel.
Vous pouvez utiliser les droits susmentionnés en envoyant une demande par courrier électronique à l’adresse contact@certasenergylubrifiants.fr.
Vous avez également le droit de déposer une plainte concernant la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel auprès de votre autorité nationale de protection des données, à savoir :
La Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) :
Adresse : COMMISSION NATIONALE DE L’INFORMATIQUE ET DES LIBERTÉS (CNIL), 3 Place de Fontenoy TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07
Numéro de téléphone : 01 53 73 22 22
Site Internet : www.cnil.fr
Nous ne vendrons pas, ne diffuserons pas et ne louerons pas vos données à caractère personnel à des tiers à des fins de contrôle, sauf si nous avons votre autorisation, nous y sommes tenus pour satisfaire à une obligation contractuelle envers vous ou parce que la loi nous l’impose. Si nous demandons effectivement votre autorisation, nous indiquerons le nom de la tierce partie concernée au moment où nous vous demandons cette autorisation et toute autorisation donnée à ce titre sera spécifiquement limitée à ce tiers. Veuillez noter que nous sommes susceptibles de fournir des informations à des fins de traitement à certaines tierces parties comme indiqué dans la section intitulée « Ce que nous faisons des données que nous collectons ».
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